Envía archivos PDF de la manera correcta; el por qué y el cómo.
Así como los emails de marketing tienen como objetivo vender, los emails transaccionales están ahí para ayudar a tus clientes. Ayúdalos con una solicitud, tranquilízalos con información de un envío o guíalos en un proceso. Para hacerlo, a veces necesitas enviar archivos adjuntos con tus correos electrónicos. Este artículo te presenta un tipo específico de archivo adjunto: el archivo PDF generado dinámicamente.
Artículo escrito por Tom Blijleven de Flowmailer, empresa perteneciente a Spotler Group
Por qué debería adjuntar archivos en PDF
Los archivos adjuntos vienen en todas las formas y tamaños: documentos de Office, HTML, elementos de calendario, archivos PDF… ¡Hay alrededor de 550 tipos diferentes de tipos de archivos! Aunque los archivos adjuntos en los emails tienen limitaciones técnicas, usarlos aumenta el valor de tus correos electrónicos.
Los emails transaccionales se basan en la relación entre tus destinatarios y tu marca. Estos emails con archivos adjuntos, tienen como objetivo ayudar a tus destinatarios. Y tienen algunas ventajas importantes para tus destinatarios, por ejemplo, pueden guardar, compartir, editar y revisar los archivos fácilmente, o importar el archivo a otro sistema (principalmente .csv).
PDF como estándar de la industria
El formato PDF permite la portabilidad del documento, lo que significa que tendrá el mismo aspecto en los clientes móviles que en la vista de escritorio nativa. Fuentes, imágenes, márgenes, etcétera. Además, los archivos PDF son compatibles con (prácticamente) todos los dispositivos, permiten la interactividad dentro del documento y pueden diseñarse en varias formas y tamaños.
Esto convierte a PDF en el estándar de facto para el intercambio de archivos. Ya sea entre Google Drive e iCloud o entre tus sistemas y la bandeja de entrada de tu destinatario. Es el único formato que permite que tanto la parte que envía como la que recibe vean el archivo exactamente de la misma manera, incluso en la vista previa de la bandeja de entrada.
En algunos casos, es mejor no adjuntar un archivo al correo electrónico, sino remitirse a él. Por ejemplo, cuando el archivo contiene información personal, supera el límite de tamaño del archivo o cuando el archivo adjunto no está en formato PDF. En la mayoría de los casos, bastará con hacer referencia a la ubicación del archivo, como incrustar un link en tu email o hacer referencia a un archivo en el portal de acceso del usuario.
Momentos en los que no se deben enviar archivos adjuntos
El email transaccional es la forma más viable de enviar archivos adjuntos, al contrario que los emails de marketing. Enviar archivos PDF con sus correos electrónicos de marketing hará más daño que bien a tu capacidad de entrega. En algunos casos, enviar archivos PDF no es la mejor idea, incluso en el email transaccional.
Los archivos PDF adjuntos son útiles cuando el email tiene una tarea administrativa, pero no adjuntes documentos a emails que sólo se envían para notificar al destinatario o que requieren hacer una tarea simple (hacer clic en un botón para restablecer la contraseña). Esto sólo confundirá al destinatario y es un desperdicio de espacio en la bandeja de entrada.
La diferencia entre PDFs activados y dinámicos
A la hora de añadir archivos adjuntos a tus correos electrónicos, existen básicamente dos formas de hacerlo: mediante un disparador (trigger) o de forma dinámica. Los PDF activados por un trigger son los que ya deben estar generados y ubicados en algún lugar donde tu plataforma de email pueda encontrarlos.
Aloja tus archivos en tu sitio web, en Google Drive o súbelos a tu plataforma. De este modo, la plataforma de correo electrónico puede recuperar el PDF y enviarlo junto con el correo electrónico en un proceso de webmail, SMTP o API.
Archivos adjuntos dinámicos
Los proveedores de SMTP, como nosotros, generan tus emails transaccionales cuando es necesario. Los PDF generados dinámicamente funcionan de la misma manera, las plantillas de PDF rellenadas con las mismas variables que tus emails transaccionales te permiten recuperar más datos de tus sistemas de origen y crear archivos adjuntos en PDF a tu estilo.
¿Cuándo debo utilizar archivos adjuntos dinámicos o basados en triggers?
En el proceso de entrega del email, los archivos adjuntos basados en triggers son la solución más sencilla. Se generan una vez y se envían junto con el correo electrónico en el proceso SMTP. Sin embargo, a veces, los archivos adjuntos PDF basados en triggers pueden ser feos e impersonales.
Los archivos adjuntos dinámicos son ideales cuando hay que fusionar datos o cuando un archivo adjunto debe ser hiperpersonalizado. Las facturas, los tickets de entrada y los informes periódicos, por ejemplo, son estupendos para esto. Pero los archivos adjuntos PDF dinámicos pueden ser difíciles de desarrollar debido a algunos detalles técnicos de XHTML. Así que tener todos tus archivos adjuntos en PDF generados dinámicamente no será rentable.
Hazte las siguientes preguntas cuando consideres el tipo de archivo adjunto que vas a enviar:
- ¿Se supone que mi archivo adjunto debe ser interactivo o atractivo?
- ¿Necesito datos de varios sistemas de origen para crear el PDF?
- ¿Necesito poder cambiar el aspecto de mis PDF, añadir logotipos, variables y/o contenido?
Si las respuestas a dos o tres de estas preguntas son «sí», considera la posibilidad de generar los PDF de forma dinámica. Evidentemente, si lo deseas, puedes utilizar, a la vez, adjuntos basados en triggers y dinámicos en el mismo email.
Crear archivos adjuntos dinámicos con Spotler Transaccionales
Puedes crear por ti mismo los PDFs basados en triggers o dejar que tu CMS o sistema de facturación lo haga. Los archivos adjuntos dinámicos, sin embargo, requieren una plataforma especializada. Para crear PDFs dinámicos, primero tienes que recopilar los datos que necesitas. Utiliza esos datos para personalizar tu contenido en una plantilla XHTML que convertirá en PDF.
Hoy en día, todas las empresas utilizan diversos sistemas para obtener información sobre sus clientes. Lo que les gusta, lo que hacen, lo que compran. La información que te dejan, la puedes utilizar para personalizar tus comunicaciones.
Utiliza los datos para personalizar contenidos
Una vez que hayas recopilado los datos que necesitas, puedes personalizar tu contenido. Nuestros ejemplos anteriores ya te mostraron lo que puede hacer la personalización, pero hay más. Las variables permiten que tus PDF sean únicos para cada destinatario. ¿Tu cliente ha pedido un nuevo par de vaqueros pagados con factura? Añade un enlace o un código QR a tu archivo adjunto para su posterior pago.
Creación de XHTML
Los archivos PDF dinámicos no se recuperan de un sistema fuente o de una URL externa, sino que se generan en Spotler Transaccionales. El XHTML te ofrece toda la potencia que tienen las plantillas «normales» de Spotler Transacciones y trabajar con variables y macros. Esto te permite sacar mucho más partido a tu archivo adjunto en PDF.
Lamentablemente, XHTML a PDF tiene más limitaciones técnicas que el correo electrónico normal. Así que tienes que ser un poco más cuidadoso en tu código. Algunas cosas serán diferentes. Aunque no hay una lista exacta de ellas, puedes asumir que las fuentes, las líneas y la colocación exacta no coincidirán, por lo que siempre recomendamos trabajar en cm en lugar de px.
Generación de PFD en Spotler Transaccionales
Para empezar con los archivos adjuntos PDF dinámicos, necesitas organizar algunas cosas en tu cuenta de Spotler Transaccionales. Los sistemas de origen de los que deseas recuperar los datos, por ejemplo, deben estar vinculados a Spotler o ser accesibles para recuperar los datos. Cuando crees una plantilla (Plantilla > Escribir XHTML a PDF) podrás recuperar esos datos cuando se envíe un email a través de de nuestra plataforma.
En el «Flujo» de ese email puedes entonces añadir la plantilla PDF como un paso más. De este modo, se añadirá un archivo adjunto PDF dinámico al correo electrónico estándar. Por supuesto, también puedes modificar el mensaje original en el mismo flujo, sin que ello afecte al archivo PDF adjunto:
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